|
سازمان مجازي، راهكارها و الزامات
آن
(قسمت دوم و پاياني)
در ادامه بحث سازمان مجازي كه در شماره گذشته نشريه از خاطر وانندگان عزيز گذشت
قسمت دوم اين بحث را با طرح راهكارهاي دستي ابي به چنين سازماني پي مي گيريم.
راهكارها رسيدن به سازمان مجازي مشكلاتي را در بر دارد.در ادامه به تعدادي از
راهبردهايي اشاره مي شود كه مديران شركتها ميت وانند با اجراي آنها از بروز چنين
مشكلاتي از همان بدو امر جلوگيري كنند. ليكن قبل از هر چيز ميب ايستي اين نكته روشن
گردد كه شركتها در راه اجراي بعضي از اين راهكارها، هزينه هاي اضافي را متحمل
خواهندشد. به همين خاطر. بايد پرسيد كه آيا مجازي كردن فعاليتها با تحمل اين هزينه
ها، منطقي و ارزشمند به نظر ميرسد يا نه؟ در ذيل به تعدادي از اين راهكارها اشاره
مي شود:
1 - ايجاد فرهنگ مجازي عمل كردن در بين مديران ارشد شركت: مديران ارشد شركت ميب
ايستي حتي در جزئي ترين امور، كارها را به طور مجازي اداره كنند. نشستن مديران در
اداره مركزي بدون اينكه داراي يك فرهنگ مجازي باشند، مطمئناً هشداري براي شكست
خواهد بود و اين امر، خود عاملي مي شود كه كارمندانتان نيز مسئله مجازي كردن
فعاليتها را جدي نگيرند.در مرحله عمل، مجازي كردن كارها به معناي يادگيري نحوه
ماشين نويسي و چگونگي استفاده ازكامپيوتر شخصي است. يادگيري ماشين نويسي در ميان
مدت ميت واند براي كاركنان امري نگران كننده و ترس آور باشد؛ به خصوص اينكه بسياري
از مديران ارشد تا آنجا كه قادرند، كارهاي كامپيوتري را به پرسنل زير مجموعه خود
واگذار مي كنند. اما به هرحال چون به زودي مشكلات و چالشهايي به خاطر مجازي عمل
كردن پديدار خواهندگشت، مديران ارشد بايد خود داراي يك فرهنگ مجازي باشند تا اينكه
بهتر و راحت تر بتوانند مشكلات را اول از نزديك مشاهده كرده واقدامات ضروري را در
موقع نياز بكار برند. در اين زمينه نرم افزارهايبسيار خوبي در بازار موجود است كه
به سرعت ميت وان با استفاده از آنها، مهارتهاي اساسي ماشين نويسي و همچنين مهارتهاي
مربوط به كامپيوترهاي شخصي را در اوقات استراحت و بيكاري درمنزل و اداره فراگرفت.
2 - انجام بازديدهاي مكرر و متناوب از ادارات مجازي: بازديدهاي مكرر و متناوب از
ادارات مجازي بايد در دستور كار مديران ارشد قرار گيرد. البته ممكن است براي شركتي
كه افتخار مي كند در همه نقاط جهان فعاليت دارد، لزوم بازديدهاي رودررو و حضوري با
ادارات و كارمندان مجازي، امري شبهه انگيز و بيهوده به نظر آيد، ليكن اين امر تنها
راه ممكن براي توسعه ارتباطات با كاركنان و مشتريان است.
3 - ايجاد فضاي فيزيكي كاري مناسب: فضاي فيزيكي كاري مناسب براي كاركنان، نقش
بسزايي در افزايش بهره وري ايفا مي كند. برحسب تجربيات گذشته، يكي از عواملي كه
باعث كاهش بهره وري در سازمانهاي مجازي مي گردد، كمبود فضاي كاري براي كاركنان
مناسب است.
4 - كاهش اصطكاك بين كارمندان ادارات مجازي با كاركنان اداره مركزي: مديران ميب
ايستي به كارمندان مجازي كمك كنند تا در ادارات خود ارتباطات قوي و مستحكمي را با
اشخاص ديگر داشته باشند، همچنين افرادي كه در خارج از منزل و يا در مراكز فروش
مشغول فعاليت هستند، نياز دارند اوقاتي را با ديگر همكاران خود در اداره سپري كنند.
مديران نيز بايد در فهرست كاري خود وقت بيشتري را براي معاشرت و مصاحبت با كارمندان
مجازي نسبت به كارمندان اداره هاي مركزي اختصاص دهند. آنها بايد به ادارات مختلف
سازمان اين اختيار را بدهند كه بتوانند ميزبان ادارات ديگر بوده و بدين وسيله گامي
درجهت هرچه نزديك كردن كاركنان در سطح كل شركت برداشته شود. اگرچه بعضي از مديران
معتقدند كه برگزاري چنين گردهمآ يي هايي باعث به هدررفتن منابع مالي يك سازمان است.
5 - افزايش ارتباطات روزانه حضوري و غيررسمي كاركنان: مديران بايد در جستجوي
راههايي باشند كه بتواندكمبود ارتباطات حضوري وغيررسمي روزانه را جبران كند. هنگامي
كه يك سازمان مجازي شد، پرسنل، همه ارتباطات و گفتگوهايي را كه در راهروها،
آسانسورها و با هم دارند، از دست مي دهند. درحالي كه وجود چنين تعاملاتي است كه ميت
واند درجهت پيشبرد طرحها و پروژه ها و برطرف ساختن تعارضات سازماني موثر واقع شود.
بدين جهت در ادامه به تعدادي از راهكارها كه در جبران اين كمبودها موثر است، به شرح
زير اشاره مي شود:
- تشويق و ترغيب كارمندان به استفاده از كنفرانس
هاي ويدئويي علاوه بر پست الكترونيكي براي ارتباط با
همكاران مجازي، امري ضروري است. مكالمات تلفني
نيز ميت وانند در افزايش ارتباطات غيررسمي بين آنان نقش
بسزايي داشته باشد.
- تنظيم سياست و خط مشي كه به كاركنان كمك كند
تا چه موقع از ملاقاتهاي حضوري، تلفني و يا ويدئو كنفرانسي
استفاده كنند، (به عنوان مثال هنگامي كه كارمندي
مخالفتي جدي در رابطه با يكي از امور شركت دارد، بايد از
چنين امكاناتي بهره گيري كند). وقتي كه كارمندان بيشتر
از طريق پست الكترونيكي با هم در ارتباط هستند، ممكن
است عصبانيتهاي خيلي كوچك به آساني تبديل به
تعارضات جدي بين همديگر شود. بنابراين، يكي از گامهاي
مهم درامر مجازي كردن فعاليتها، آموختن راههاي ابراز
مخالفت به كارمندان است.
- ايجاد يك ميدان گفتگو در روي شبكه به طوري كه
كارمندان به راحتي بتوانند در اوقات تفريح و استراحت در
آن به گفتگو بپردازند.
- درخواست از كاركنان براي اينكه صفحات وب شخصي
را براي خود در شبكه اينترنت ايجاد كنند و در آن يك
سري از علائق، عادات و ويژگيهاي خويش را به نمايش
گذاشته تا به راحتي دردسترس ديگران قرار بگيرند. به عنوان
مثال، يكي از كاربردهاي اين كار آن است كه وقتي كارمندان
در داخل شهر درحين گردش هستند، به راحتي ميت وانند
در صفحات اينترنتي به جستجوي همكاران خود پرداخته
و از آنان براي كارهايي نظير قدم زدن و يا انجام بازيهاي
دلخواه،دعوت به عمل آورند.
- ايجاد سيستم هاي ارتباطي روي شبكه كه به راحتي
دردسترس همسران و فرزندان كارمندان مجازي قرار گيرد.
6 - اهتمام به نقش مهم كارمندان مجازي در
شركت: درميان بعضي از كاركنان مجازي، اين احساس
وجود دارد كه آنها نقشي در پيشبرد كارها ندارند، زيرا گمان
مي كنند كه كار، درجاي ديگري متمركز است. مديران
ميت وانند با اجراي چندين راهكار، از بروز چنين حسي كه
يكي از بزرگترين مشكلات روانشناختي موجود در سازمانهاي
مجازي است، ممانعت به عمل آورند. ازجمله اين راهكارها
ميت وان به موارد ذيل اشاره كرد:
- آخرين و تازه ترين اخباري را كه در شركت اتفاق
افتاده است به طور متناوب حتي روزانه به كارمندان ارسال
داريد. اين كار به خصوص در نشان دادن اينكه چطور آنان در
پيشرفت و توسعه شركت تاثير مي گذارند، اهميت بسزايي
دارد.
- به كاركنان خود اين فرصت را بدهيد تا در امر برنامه
ريزي سالانه و بلندمدت سهيم باشند. به خصوص كه ابزارهاي
الكترونيكي، امروزه اين امر را تسهيل مي كند. زماني كه
مراحل برنامه ريزي تكميل شد آن را به كارمندان ارائه و به
نظرات و نگراني هاي آنان گوش فرا دهيد.
- دورنما و رسالت هاي شركت را به صورت شفاف و
سازمان مجازي، راهكارها و الزامات آن
مديران ارشد بايد خود داراي يك فرهنگ مجازي باشند تا اينكه بهتر و راحت تر بتوانند
مشكلالات را اول از نزديك مشاهده كرده واقدامات ضروري را در موقع نياز بكار برند
مكتوب دراختيار كارمندان قرار دهيد تا آنان به راحتي بدانند كه شركت به چه چيزهايي
توجه دارد و چطور ميت وانند با آن اهداف همسو و هماهنگ گردند. همچنين مديران بايد
در اين راستا مصاديق عملي آن رسالت ها و اهداف را به كاركنان خود گوشزد كنند؛
- گروههاي بحث و گفتگو را تشكيل دهيد، تا كارمندانتان
درباره مشكلات فعاليتهاي مجازي صحبت كنند و خود با
تكنيك هايي نظير طوفان مغزي، به حل آن مسائل بپردازند.
چه موقع يك سازمان، مجازي است؟
ميت وان درجات مختلفي از مجازي بودن را باتوجه به دو
ويژگي اساسي زير مورد شناسايي قرار داد:
فرهنگ سازمان مجازي
شبكه مجازي
الف – فرهنگ به معناي ميزان موافقتي است كه اعضاي
يك جامعه بهل حاظ ارزشها و عقايد مشترك با يكديگر دارند.
فرهنگهاي سازماني كه گرايش به تحول دارند، احتمال مي رود
بتوانند مجازي شوند و توانايي بالايي بهل حاظ استفاده فعالانه از
فرصتهاي درون و برون سازماني دارند.
ب – شبكه مجازي به معناي گروهي از سازمان ها يا
گروه هاي درون سازمانهاست كه توسعه و حفظ روابط
الكترونيك براي پيشرفت موفقيتآ ميز وضعيت مجازي
آنها نقش حياتي دارد. روابط درون شبكه غالبا تحت عنوان
»مشاركتهاي ارزش افزوده « ناميده مي شود كه بر پايه روابط
طولي، عرضي يا همزيستانه ( SYM BIOTIC ) بنا
شده است. اين امور مرتبط است با رقبا و همكاراني كه در
زنجيره ارزش قرار دارند و نيز فراهمآ ورندگان خدمات و كالاها
كه همگي تحت يك چتر پوشش داده شدها ند تا در مقابل
سازمانهاي خارج از شبكه، به مزيت رقابتي بالاتري، به صورت
جمعي دست يابند.
عوامل تثبيت كننده سازمانهاي مجازي
در پايداري و تثبيت سازمان مجازي دو عامل نقش
اساسي را بازي مي كنند كه بهق رار زير است:
- امنيت در كسب و كار و تبادل اطلاعات.
- ايجاد جو اعتماد در سازمانها يا شركتهاي عضو سازمان
مجازي.
امنيت در تبادل اطلاعات داراي سه جنبه اصلي است كه
عبارتند از:
الف- شناسايي: بدين معني است كه يا توسط شخص
ثالث مورد اعتماد دوطرف، در مورد آنها تاييديه صادر و يا
از طريق تبادل رمز مشترك مورد شناسايي طرفين، مبادله
اطلاعات انجام شود.
ب- دسترسي: بدين معني است كه فضاي مورد نياز
طرفهاي استفاده كننده از اطلاعات بايد كاملا شناسايي
شده و به هر عضو در سازمان مجازي دسترسي مناسب براي
استفاده از اطلاعات ارائه شود. در اين راه، وجود ابزارهاي
مهمي از قبيل كدهاي شناسايي، ديواره هاي آتش وغيره
ضروري است.
ج- انتقال: بدين معني است كه انتقال اطلاعات
برروي بسترهاي امن از قبيل شبكه هاي خصوصي مجازي
VIRTUAL PRIVATE NETWORK) ) ويا درون
شبكه هاي حلقها ي بسته( EXTRANET ) كه بين طرفهاي
شريك در سازمان ايجاد شده، صورت مي گيرد.
در رابطه باامنيت اطلاعات ديدگاههاي متفاوتي وجود
دارد. برخي صاحبنظران براين عقيدها ند كه تعريف اعتماد
در سازمان مجازي به معناي مكانيسمي براي كاهش
بيا طميناني يا عدم قطعيت اجتماعي است كه از ويژگيهاي
سازمانهاي مجازي است. لذا اعتماد را به عنوان آمادگي
پذيرش ريسك مطرح مي كنند. اين تعريف را در مطالعه
اعتماد در تيم هاي مجازي نيز به عنوان »اتكا بر رفتار ارتباطي
فرد ديگر به منظور دستيابي به يك هدف مطلوب اما در عين
حال غيرقطعي در يك موقعيت مخاطرهآ ميز « به كار بردها ند.
بنابراين، كلا ميت وان اعتماد را به عنوان مجموعها ي از اعتقادات و باورها درباره
ديگران دانست كه اين امر عنصر مخاطره را در موضوع اعتماد توجيه مي كند. در يك جامعه
مجازي، رفتارهاي فرصت طلبانه ممكن است به اعمالي از قبيل فروش غيراخلاقي اطلاعات
محرمانه شخصي يا سازماني، استفاده از جامعه مزبور در جهت عرضه كالا و غيره منجر
شود. در اينجوامع به خاطر امكانات وسيعي كه بهل حاظ ناشناس سازي افراد و سازمانهاي
اقدام كننده وجود دارد، اجراي رفتارهاي فرصت طلبانه بسيار سادهت ر و كشف آنها توسط
قربانيان بسيار مشكلت ر از جوامع معمولي است. برخي از عواملي كه اعتماد طبق آنها
تعريف مي شود و آن را قابل اندازه گيري مي كند بهق رار زير است:
پاسخگوبودن به ديگران (ديگر سازمانها و شركتها). اين معيار طبق موارد زير تعريف مي
شود:
الف- ارائه پاسخ در زمان مورد انتظار و تعيين شده (تعداد دفعات، موقعيتها،...)؛
ب- كيفيت پاسخهاي ارائه شده (عالي، خوب، متوسط، بد، خيلي بد).
مشاركت اطلاعاتي عبارت است از ميزان راه دادن ديگران به حريم اطلاعاتي خود. اين
معيار را با سوال درباره آمادگي و علاقه ديگران (ساير شركتها يا موسسات) براي به
اشتراك گذاشتن اطلاعات خود ميت وان سنجيد. تمايل به اعتمادسازي اين معيار را با
سوال درباره آمادگي و علاقه به وابستگي به ديگران يا ميزان آمادگي به واگذاري امور
خود به ديگران ميت وان سنجيد.منظور از اعتمادسازي در يك اتحاديه كسب و كار عبارت از
اين است كه: هر شركت براي دستيابي به نتايجي در وراي آنچه از طريق دادوستد معمول
قابل دستيابي است، بتواند به ديگري تكيه كند. اين مفهوم به مجموعها ي از شرايط و
الزامات هشتگانه زير ميا نجامد:
- نياز متقابل باعث ايجاد فرصت و همكاري مي شود؛
- روابط متقابل فردي ميان انسانها اساس ايجاد ارتباط ميان شركتهاست؛
- همكاري نزديك و مشترك ميان مديران ارشد شركتها باعث ايجاد ارتباطات ميان كاركنان
آنها و گذر از مرزها مي شود؛
- اهداف مشترك، عملكرد شركتهاي همكار را هدايت كرده و بهبود ميب خشد؛
- شناخت و حفظ حريم هاي امنيتي باعث ترويج مشاركت در اطلاعات و دانش مي شود؛
- عزم و اراده همكاري باعث ايجاد شوق به كار بيشتر و عميقت ر خواهد شد؛
- سازمانهايي ميت وانند با يكديگر همكاري كرده و با هم جفت وجور شوند كه انعطافپ
ذير باشند؛
تداوم همكاري باعث ادامه و رشد شناخت سازمانها و شركتها از يكديگر مي شود و اين امر
بهن وبه خود باعث همكاري گستردهت ر، عميقت ر، پايدارتر، و دانشآ فرينت ر خواهد شد.
نتيجه گيري
توسعه تكنولوژي اطلاعات و تحولات مفهومي و ساختاري در مديريت بنگاههاي اقتصادي ما
را از مفهوم سازمان سنتي به سوي سازمان مجازي و عمليات شبكها ي سوق داده است. ايجاد
و مديريت اين گونه سازمانها ، چالشهايي را با خود به همراه دارد كه از مهمترين آنها
چگونگي ساختار سازماني، ايجاد روابط سازماني، روابط ميان انسانها، نقل و انتقالات
اطلاعات، چگونگي اجراي پروژه ها و تقسيم كار، اعتمادسازي و مسئله امنيت در تبادلات
است. سرعت مهم ترين ثروت در هزاره سوم و عصر جديد موسوم به عصر اطلاعات است پس
سازمانها براي سريع تر بودن و كاهش زمان پاسخ گوئي نيازمند تغيير ساختار سازماني
هستند چون ساختارهاي سنتي ديگر قادر نخواهند بود خود را با اين تحولات سازگار
نمايند . سازمان مجازي در واقع پاسخي به اين نياز است . در ايران هم توجه به كسب و
كار در فضاي مجازي ضروري است ولي براي تحقق اين هدف يك سري موانعي وجود دارد از
جمله:
- عدم وجود زيرساخت هاي ارتباطي مناسب
- وابستگي مديران به اين ديدگاه سنتي كه پرسنل حتماً بايد در سازمان حضور فيزيكي
داشته باشند.
- ديدگاه سنتي خانوارها كه تصور مي كنند افراد براي كسب روزي حتماً بايد در خارج از
خانه مشغول به كار باشند.
- ترس از نبود امنيت شغلي و مشكلاتي از اين قبيل:
پس دولت و مجلس بايد درجهت رفع اين مشكلات فرهنگي به گونها ي كه مردم را به كار در
دنياي مجازي تشويق كند تمهيدات لازم را با وضع قوانين مناسب فراهم سازند.
منابع وماخذ :
Main texts:
Essential of virtual organization, Daniel&
Martin,2005
Be proficiency in virtual organizations,
Smith Traveler.5.2007 ,Virtual organization
about .com ,2007
What is a virtual organization, Accel team,
Related texts: 2007.
Virtual organization Accel team, 2007. |