Kaizen کلمه‌ای ژاپنی و به معنای تقریبی «بهبود مستمر» است، اگر بخواهیم معادلی برای آن در انگلیسی بیابیم باید آن را به صورت Constantly And Endless Improvement یا CAEI بیان کنیم که می‌شود «بهبود مستمر و دائمی»، فلسفه کایزن در تمام ابعاد زندگی قابل اعمال است، فردی که به کایزن معتقد است سعی می‌کند هر روز حتی به صورت کاملاً جزئی دانش یا مهارتی را بیاموزد و این بهبود را تمام طول زندگی و نه فقط دوره خاصی به صورت مستمر پیگیری ‌کند، کایزن به معنای واقعی کلمه توصیه‌ای به «آهسته و پیوسته» رفتن است. یعنی دقیقاً خصوصیتی که بسیاری از ما ایرانی‌ها آن‌را نادیده می‌گیریم، حرکت پیوسته که در این فلسفه تشویق می‌شود به معنای بهبود است و نه سکون، به عبارت دیگر می‌توان کایزن را "پرهیز از هر گونه افراط و تفریط" و "سعی در بهبودی" دانست که مسلماً یک شبه به دست نمی‌آید.

کایزن چیست؟
معنی اصلی واژه کایزن ساده و گویاست: کایزن یعنی بهبود مستمر. بهبود مستمری که تمامی‌افراد یعنی مدیران، کارکنان و کارگران را در بر می‌گیرد. فلسفه کایزن بر این اصل استوار است که شیوه زندگی انسان شامل زندگی شغلی، زندگی اجتماعی، و زندگی خانوادگی باید پیوسته و مداوما بهبود یابد. فرهنگ کایزن و تعامل آن در بین لایه‌ها و سازمان‌های مختلف اجتماعی در ژاپن باعث شده تا کارخانه به دانشگاه تبدیل شود و دانشگاه به کارخانه، کارگر از مدیر بیاموزد و مدیر از ایده‌های کارگر بهره‌مند گردد، پژوهشگر لباس کار بپوشد و به جای نشستن در برج عاج به صحنه تولید بیاید و فعالان صحنه‌های تولید به فکر و تدبیر در باب بهبود کار خویش بپردازند و به پژوهش روی آورند.
کایزن و افزایش بهروری:
بهره‌وری به عنوان یکی از مفاهیم بنیادین فعالیت‌های روزمره و اقتصادی به دو مفهوم کارایی و اثر بخشی وابسته است.


کارآیی عبارت است از نسبت خروجی به ورودی.
اثر بخشی به معنای تحقق اهداف سازمانی است.
با ترکیب دو عامل اثر بخشی و کارایی می‌توان بهره‌وری را تعریف کرد.
برای بهبود بهره‌وری باید هم منابع به صورت بهتری مصرف شود (افزایش کارایی) و هم اهداف سازمان به شکل مناسب‌تری تحقق یابد (اثر بخشی بهتر).
در بسیاری از سازمان‌ها استفاده از تجهیزات و روش‌های جدید یا نیروی انسانی کارآمدتر مستلزم صرف هزینه بالایی است که در بسیاری مواقع امکان‌پذیر نخواهد بود، ولی در مدیریت کایزن بدون تغییر در ورودی‌های چهارگانه و با بهبود فرایندها، افزایش خروجی، و در نتیجه بهبود فعالیت‌ها صورت می‌گیرد.
کایزن عملیات اصلاحی برای بهبود فعالیت‌ها است، بدون آن‌که تغییری در ورودی‌ها داده شود
«کایزن» یک واژه ژاپنی است که از دو قسمت زیر تشکیل شده است:


کایزن از نظر لغوی به معنای بهبود مستمر و ادامه‌دار کارها است.
مدیریت کایزن:
برای مدیریت کایزن تعاریف متعددی ارائه شده است، اما با توجه به کاربردهای گوناگون آن در انجام تمام فعالیت‌های روزمره و سازمانی، می‌توان گفت تعاریف زیر مفهوم جامع‌تری دارد:
1 - انتخاب روشی بهتر یا تغییر در روش جاری برای رسیدن به یک هدف معین.
2 - تجمعی از تغییرات کوچک.
3 - انجام اقدامات اصلاحی با در نظر گرفتن محدودیت‌ها.
کایزن اولین بار به صورت سازمان یافته در شرکت خودروسازی تویوتا پیاده شد و مفهوم زیر برای آن ارائه گرديد:
یک فعالیت مجزای کایزن ممکن است کوچک به نظر رسد، ولی تلاش‌های پیوسته و تجمع این فعالیت‌ها نتایج بسزایی در تولید خواهد داشت.
مزیت اصلی کایزن آن است که بدون صرف هزینه‌های فراوان می‌توان به بهبود فعالیت‌ها و افزایش بهره‌وری دست یافت، ولی نکته مهم محدودیت‌هایی است که برای پیاده‌سازی آن وجود دارد:
کایزن یک اقدام اصلاحی است که با در نظر گرفتن محدودیت‌ها انجام می‌شود.
بدین ترتیب، با در نظر گرفتن محدودیت‌ها باید روشی انتخاب کرد که با کم‌ترین تغییر و هزینه، ما را به کسب نتایج مطلوب برساند.
در کایزن باید برای بهبود فعالیت‌ها و رفع مشکلات فقط روی امکانات موجود و انجام تغییرات کوچک و مستمر تکیه کرد. در مقابل، ایجاد تغییرات بزرگ مستلزم نوآوری، پژوهش، تحقیق و توسعه، و استفاده از تکنولوژی و تجهیزات جدید است (مهندسی مجدد سازمان).

در نگاه کایزنی برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر در سازمان‌ها باید سه اقدام اساسی زیر صورت گیرد:
1 - کلیه فعالیت‌هایی که هزینه‌زا هستند ولی ارزشی تولید نمی‌کنند باید حذف شوند.
2 - فعالیت‌هایی که به شکلی در جای دیگری به صورت موازی انجام می‌شوند با یک‌دیگر تلفیق شوند.
3 - آن دسته از فعالیت‌هایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازمند، به فعالیت‌های سازمان افزوده شوند.
مراحل اجرای طرح کایزن به شرح زیر است:
1. شناخت مشکلات و وضع موجود
2. چاره جویی
3. تجزیه و تحلیل مشکل
4. ردیابی یا مشخص نمودن علل مشکل
5. پیش‌بینی و مشخص نمودن تدابیر لازم
6. به اجرا درآوردن راه حل
7. ارزیابی نتایج
اصول بیست گانه مدیریت در کایزن
1. نگویید چرا این کار انجام نمی‌شود. فکر کنید چگونه می‌توانید آن را انجام دهید.
2. در مورد مشکل به وجود آمده نگرانی به خود راه ندهید. همین الان برای رفع آن اقدام كنيد.
3. از وضعیت موجود راضی نباشید. باور داشته باشید که همیشه راه بهتری هم وجود دارد.
4. اگر مرتکب اشتباه شدید، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآیید.
5. برای تحقق هدف به دنبال کمال مطلوب نگردید. اگر 60 از تحقق هدف اطمینان دارید دست به کار شوید.
6. برای پی پردن به ریشه مشکلات 5 بار بپرسید چرا؟
7. سعی نکنید از دفتر کار خود مشکلات محیط را حل کنید.
8. همیشه برای حل مشکل از داده و اطلاعات کمی ‌و به روز استفاده کنید.
9. برای حل مشکل بلافاصله به دنبال هزینه کردن نباشید. بلکه از خِرَد خود استفاده کنید. اگر عقلتان به جایی نمی‌رسد، آن را در همکارانتان بجویید و از خرد جمعی استفاده کنید.
10. هیچ‌وقت جزئیات و نکات ریز مسئله را فراموش نکنید. ریشه بسیاری از مشکلات در نکات ریز است.
11. حمایت مدیریت ارشد منحصر به قول و کلام نیست. مدیریت باید حضور ملموس داشته باشد.
12. برای حل مسائل هرجا که امکان آن وجود دارد از واگذاری اختیار به زیردستان ابا نکنید.
13. هیچ‌وقت به دنبال مقصر نگردید. هیچ‌گاه عجولانه قضاوت نکنید.
14. مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئله به صورت گروهی است.
15. ارتباط یک طرفه دستوری از بالا به پایین مشکلات سازمان را پیچیده‌تر می‌کند. مدیریت ارشد باید با لایه‌های پایین‌تر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشد.
16. انسان‌ها توانایی‌های فراوانی دارند. از الگوهای چند مهارتی و غنی‌سازی شغلی برای شکوفا شدن آنها استفاده کنید.
17. تنها فعالیت‌هایی را انجام دهید که برای سازمان شما ارزش افزوده ایجاد می‌کند.
18. فراموش نکنید که 5 ت، پایه و بنیان ایجاد محصولی با کیفیت است.5 ت، پنج حرف اول كلمات زير است :
تشخيص : به معني جدا كردن آنچه ضروري است از غير ضروري‌ها Seiri
ترتيب : سر و سامان دادن به آنچه كه به عنوان ضروري باقي مي ماند Seiton
تنظيف(تميز) : پاكسازي و تميز كردن محل و كليه اشيا و لوازم مورد نياز Seiso
تنظيم : استاندارد كردن و رويه مند كردن اقداماتي كه فوقا شرح داده شد Seiketsu
تكليف : ايجاد بسترها و سازوكارهاي لازم براي رعايت همگاني اين استانداردها Shitsuke
5‌ مصداق بارز احاديث‌اولياي خداست كه مي فرمايند «النظافه من الايمان»‌ و «اوصيكم بالتقوي الله و نظم امركم»‌ .
19. بر اساس الگوهای کارگروهی، مسائل محیط کارتان را حل کنید.
20. حذف مودا (اتلاف) فرآیندی پایان‌ناپذیر است. هیچ‌وقت از این کار خسته نشوید.
نتیجه‌گیری:
فرهنگ کایزن و تعامل آن در بین لایه‌ها و سازمانهای مختلف اجتماعی، باعث می‌شود تا محیط کاری سازمان، تبدیل به یک دانشگاه و دانشگاه تبدیل به یک محیط کار گردد، که در آن افراد ضمن یادگیری به عمل نیز می‌پردازند و این بالاترین نقطه و رمز رسیدن به توسعه پایدار می‌باشد.
کایزن با مفهوم بهبود مستمر بر سه اصل کایزن مدیریت گرا، که مهمترین نقش مدیر را در اثر بخشی و ایجاد روحیه بهبود و پیشرفت می‌داند، کایزن گروه‌گرا که به یک نگرش دائمی‌به فعالیت‌های گروهی در خصوص حل مسائل از طریق چرخه طراحی، اجرا، کنترل و عمل می‌داند و کایزن فردگرا که ارزشیابی اصلاح فردی می‌باشد، استوار است.
فرهنگ کایزن ضمن اعتقاد و اعتماد به تجربه که از رموز موفقیت مدیریت ژاپنی است، به ارزشیابی مستمر به عنوان عامل اصلاح، بازخورد و بهبود مستمر اعتقاد دارد.