نكاتي كه مطرح ميشود ميتواند
به برقراری ارتباط بهتر شما با كارمندانتان كمك كند:
1- تقويت مهارت گوش كردن: همانطور كه بارها در سلسله
یادداشتهای گذشته به آن اشاره شده شنونده خوب بودن يكي از مهمترين مهارتيهاي
ارتباطي است. يك مدير بايد بتواند كه خوب بشنود و اصول گوش كردن فعال را رعايت كند.
يعني به هنگام ایجاد ارتباط با كارمندان بهطور كامل به آنها توجه كرده و با تمركز
روی صحبتهایشان آنها را تشويق كند كه به صحبت خود ادامه دهند. در اينجا ارتباط
چشمي منظم بايد حتماً حفظ شود. شما با اين كار نشان ميدهيد كه براي كاركنان خود
احترام قائل هستيد.
2- همواره سعي كنيد كه از كارمندان مطلع و كاردان در جهت دستيابي به
اطلاعات دقيقتر استفاده كنيد. زیرا از آنجا كه آن كارمندان با مسائل ريز
كار بخش خود كاملاً آشنا هستند ميتوانند در زمينه كاري خود راهكارهاي مناسبي را به
شما ارائه دهند.
3- دقت كنيد كه در طول سال حتماً جلساتي اختصاصي با كاركنان داشته باشيد
در آن جلسات از كارمندانتان بخواهيد تا مشكلات كاري خود را مطرح كرده و در خصوص
راهكارهای حل آنها به بحث بنشينيد. همچنين اگر شما نيز خواهان بيان نكتهاي در مورد
کم و کیف کار کارکنان هستيد بهترين زمان مطرح كردنش در همين جلسات خصوصي 3-2 نفره
است. مراقب باشید كه هيچگاه با هيجانات کلامی كاركنان، مخالفت نكنيد. چرا كه
هيجاناتات منفي با سركوب كردن قويتر ميشوند و هيجانات مثبت نيز در نتیجه بیمهری و
بیتوجهی شما از بين خواهند رفت. يعني مثلاً اگر به كارمندانتان فرصت انتقاد و بيان
مشكلاتشان را ندهيد و ابراز هيجان منفي، و يا مثبت آنها را تشويق نكنيد در هر دو
صورت میلی به ادامه ماندن در سازمان با سركوب هيجان مثبت، كرد و يا در صورت ماندن
هيچگونه تلاشي در جهت روند رو به رشد سازمان نخواهند کرد. همچنين به خاطر داشته
باشيد كه هيجانهاي كارمندان، علائمي هستند كه به مديران در جهت ارزيابي اوضاع كمك
ميكنند.
در يك محيط كاري خشك و بدون نشاط و انعطاف كه هيچ يك از كاركنان امکان ابراز، نظرات
و هيجانات خود را ندارند هيچگاه نميتوان از چگونگی پيشرفت امور مطلع شده و يا از
وجود جریانهای ناسالم در سازمان جلوگيري كرد. همچنين، در اين جلسات بايد گوش كردن
فعال و توجه كردن را رعايت کنید در خلال جلسه و از صحبت كردن با تلفن و يا انجام
كارهاي ديگر بپرهيزد. حتماً روشهاي برخورد مؤثر با هيجانهاي منفي و يا مثبت در
سازمان را نيز فرا بگيريد.
4- برنامهها و اصول كاري خود را به اطلاع كارمندان برسانيد. شما بايد
اهداف كاري خود و آنچه را که برايتان مهم است به كاركنان توضيح دهيد. سپس بگذاريد
تا آنها به شيوه برای انجام آنها خود عمل كنند. و شما بدون دخالت مكرر در
موقعيتهاي خاص و با بيان موارد ضروري، وارد صحنه شويد.
5- ارزيابي كارمندان و ارائه بازخورد مناسب در آن زمينه را فراموش نكنيد.
و آنها را در جريان اينكه تا چه حد درصد پيشرفت اهداف سازمان مؤثر بوده يا
نبودهاند قرار دهيد.
6- شما نيز در خصوص عملكرد خود، همه ساله نظر كارمندان را جويا شويد.
چرا كه اين امر موجب ترسیم يك چهره صميمي از شما در جمع كاركنان ميشود، البته در
صورتي كه كاملاً به آن موارد توجه كرده و منصفانه در مواردي كه انتقادهایی بر
عملکرد شما وارد است رويه خود را تغيير دهيد. و به ياد داشته باشيد كه اگر فقط
بازخورد گرفته و هيچگونه تغييري در شيوه كاري شما رخ ندهد نتيجه عكس خواهيد گرفت.
براي رسيدن به اين منظور دو راه وجود دارد: 1- توزیع فرمهاي نظرسنجي ساليانه میان
كاركنان؛ كه البته در اين روش كارمنداني كه نميخواهند شما از نامشان مطلع شويد
خيلي راحتتر نظرات خود را بيان خواهند كرد. 2- بهصورت ارتباطي مستقيم و رودررو،
شخصاً اين نظرسنجي را از كارمندان انجام دهید و نظرات آنها را نسبت به عملکرد خود
جویا شوید، بدين ترتيب كه با جلساتي فردي و در ضمن رعايت كردن تمام اصول احترام به
طرف مقابل، در خصوص نقاط مثبت و يا منفي عملكرد خود اقدام به طرح سوال کنید: براي
اينكه جوي دوستانه به وجود آمده و كارمندان از تنشهاي احتمالي به دور باشند حتماً
با چهرهای متبسم در بر آنها ظاهر شوید و حتي در مواقع مناسب نكاتي طنزآميز را هم
ميتوانيد چاشنی صحبتهای خود کنید. براي اينكه هم كارمندان و هم شما ذهن آزادتري
داشته باشيد بهتر است كه برگزاری جلسات بازخوردگيري را به خارج از ساعات رسمي اداري
موکول کنید. و در انتها نيز حتماً كارمنداني كه نكاتي را براي شما مطرح کردهاند
مورد تشویق قرار دهید و از آنها تشكر كنيد.
7- همواره اهمیت ملاقاتهای رودررو با كارمندان را مدنظر داشته و هرگز خود را در
پس ارتباطات غيرمستقيم مثل ارتباطات الكترونيكي پنهان نسازيد. چرا كه در
موارد حساس، ديدار حضوري و يا حداقل ارتباط تلفني و کلامی بسيار مؤثرتر است تا
ارتباطات غير كلامي.
آخرين پيشنهاد نيز شرکت در دورههاي هوش هيجاني، به منظور کسب و توانایی بیشتر جهت
برقراري ارتباطات قويتر بين فردي است.
سوتيتر
- يك مدير بايد بتواند كه خوب بشنود و اصول گوش كردن فعال را رعايت كند. يعني به
هنگام ایجاد ارتباط با كارمندان بهطور كامل به آنها توجه كرده و با تمركز روی
صحبتهایشان آنها را تشويق كند كه به صحبت خود ادامه دهند
- همواره سعي كنيد كه از كارمندان مطلع و كاردان در جهت دستيابي به اطلاعات دقيقتر
استفاده كنيد. زیرا از آنجا كه آن كارمندان با مسائل ريز كار بخش خود كاملاً آشنا
هستند ميتوانند در زمينه كاري خود راهكارهاي مناسبي را به شما ارائه دهند |